Myten om redovisning i realtid - är siffrorna verkligen redo för beslut

”Vi har redovisning i realtid, så att ni alltid skall veta hur företaget går.” Det låter både modernt och effektivt. Och med dagens ekonomisystem, automatiserade flöden och bankkopplingar är det möjligt att få in många affärshändelser i bokföringen nästan direkt. Men… ‍ ‍🡇‍

Myten om realtidsredovisning för affärsbeslut - ekonomer är ett viktigt komplement till systemen

Men…här finns en viktig skillnad: Att något är bokfört i realtid betyder inte att företagets ekonomi är korrekt beskriven i realtid. För den som förstår skillnaden blir det också tydligare varför en väl fungerande ekonomifunktion behöver mer än ett bra ekonomisystem.

Bokfört är inte samma sak som rättvisande

Tänk dig att företaget en tisdag eftermiddag har fått in dagens banktransaktioner, kundfakturor och leverantörsfakturor i ekonomisystemet. Det kan se ut som att resultatet är aktuellt fram till just den tidpunkten.

Men hur är det med kostnader som avser flera månader? Har alla leverantörsfakturor kommit in? Finns det kostnader som behöver periodiseras? Hur ser lagerförändringen ut? Finns det upplupna kostnader eller intäkter som ännu inte har bokförts?

Det är först när relevanta poster är hanterade som siffrorna börjar ge en mer rättvisande bild av perioden. Realtidsbokföring kan alltså ge realtidsinformation – men inte nödvändigtvis realtidskunskap.

En del av verkligheten kommer alltid i efterhand

Många ekonomiska händelser går helt enkelt inte att fånga slutgiltigt i samma ögonblick som de uppstår. En konsult har arbetat under månaden, men fakturan skickas först senare leder till att intäkterna bokförs senare.

En försäkringspremie betalas i januari men avser hela året behöver periodiseras. Om försäkringspremien skulle bidra till rättvisande bild åtminstone på daglig basis, skulle fakturan behöva periodiseras ut på hela årets alla dagar. En större kostnad hör egentligen till föregående månad, även om fakturan kommer efter månadsskiftet.

Det här är inte brister i ett ekonomisystem. Det är en del av verkligheten i ett företag. Därför behöver redovisningen ibland bearbetas, bedömas och kvalitetssäkras av oss ekonomer för att visa rätt period och rätt ekonomiskt läge.

Här blir ekonomifunktionen viktig

Det är lätt att tro att ett modernt ekonomisystem i sig skapar en modern ekonomifunktion. Men systemet kan bara registrera och bearbeta den information som finns tillgänglig och de regler som har byggts in i processen.

Det krävs människor som förstår vad som faktiskt kan vara korrekt i realtid – och vad som behöver invänta ytterligare information, avstämning eller periodisering. Det är också dessa kunskaper som gör det möjligt att bygga bra processer och en genomtänkt metodik kring ekonomirapporteringen.

En väl fungerande ekonomifunktion bör därför ha förståelse för:

• vilka uppgifter som kan hämtas och rapporteras löpande

• vilka poster som behöver stämmas av

• vilka kostnader och intäkter som behöver periodiseras

• när en period är tillräckligt kvalitetssäkrad för rapportering

• vilka nyckeltal som faktiskt säger något om verksamheten.

Det är när duktiga ekonomer arbetar i symbios med bra ekonomisystem som affärsverksamheten både får stöd, självförtroende och proaktivitet i sitt beslutsfattande.

Målet är inte fler siffror – utan bättre beslutsunderlag

En ekonomifunktion kan producera mängder av rapporter och nyckeltal. Men det betyder inte automatiskt att företagsledningen får bättre information.

Rätt nyckeltal kan däremot ge en helt annan förståelse för verksamheten: utvecklingen av bruttomarginalen, kundfordringar, kassaflöde, personalkostnader, beläggning, lager eller andra faktorer som faktiskt driver företagets ekonomi.

Förutsättningen är att siffrorna är definierade på rätt sätt, beräknade på rätt underlag och presenterade i rätt tid. Då blir ekonomirapporteringen något mer än en sammanställning av bokföringen. Den blir ett verktyg för att förstå verksamheten och fatta bättre affärsbeslut.

En bra ekonomiprocess skapar både snabbhet och kvalitet

Det betyder inte att företag ska sluta använda automatisering. Tvärtom. Vi på Nya Ekonomikompetens vet att automatiserade flöden, bankkopplingar, fakturahantering och moderna ekonomisystem kan göra oss som ekonomifunktion både snabbare och mer effektiva.

Men tekniken behöver kombineras med rätt processer, tydlig metodik och ekonomisk kompetens. Som kundens serviceinriktade ekonomifunktion arbetar vi alltid baserat på följande flöde (som i sin tur hänger ihop med FOKUS Processen):

Löpande registrering → avstämning → periodisering → kvalitetssäkring → analys & rapportering → insikt & förståelse → beslut.

Då vet ledningen när informationen är tillräckligt kvalitetssäkrad för att användas som beslutsunderlag. Och ekonomifunktionen vet vad som måste vara klart innan rapporteringen går vidare.

Ekonomisk information är en färskvara

Det finns alltså en balans att hitta. Rapporteringen får inte vara så gammal att den har tappat sin relevans. Men den ska heller inte vara så snabb att man offrar kvaliteten för aktualitetens skull. En rapport från förra veckan som ger en rättvisande bild kan därför vara betydligt mer värdefull än en rapport från i dag som fortfarande saknar viktiga poster.

Det viktiga är inte att siffrorna är färska. Det viktiga är att de är färska – och tillräckligt rättvisande för att kunna användas.

Det är också därför en genomtänkt månadsrapportering, med tydliga rutiner för avstämning och stängning av perioder, fortfarande har en viktig roll även i mycket automatiserade ekonomiflöden.

Realtid är ett verktyg – inte målet

För oss på Nya Ekonomikompetens är därför inte den viktigaste frågan: ”Kan vi få redovisningen i realtid?” Utan: ”När kan vi lita på att redovisningen ger en tillräckligt rättvisande bild för att ni som kund skall kunna fatta bra beslut?”

Det är här en professionell ekonomifunktion verkligen skapar värde.

Inte genom att bara få fram siffrorna så snabbt som möjligt, utan genom att förstå vilka siffror som kan användas nu, vilka som behöver bearbetas och vilka nyckeltal som faktiskt hjälper företaget att styra verksamheten.

— — —

Nya Ekonomikompetens är inte en traditionell redovisningsbyrå - vi är en modern och komplett redovisnings-, ekonomi-, lön och HR-funktion för er verksamhet. Läs gärna mer här 🠊